CTW-Support in IT-Businessprojekten

Branche:

Die Aufgabe für unseren Mitarbeiter in diesem Beratungsprojekt bestand darin, ein bereits angelaufenes globales Change Management Projekt für das europäische IT Finance Control Office zu koordinieren. Global sollten IT-Projekte im proprietären (oracle-basierten) IT-Projekterfassungssystem auf einen einheitlichen Erfassungsmodus gelenkt werden, d.h. IT-Programm- und Projektmanager sowie die unterstellten Teammitglieder sollten neue global gültige Eingabevorgaben erhalten, um dem IT-Finanzcontrolling Projektressourcen- und Kostenkontrolle zu erleichtern. Dazu mussten in einer Soll-Ist-Analyse zunächst Status und Unterschiede in der Systemverwendung, insbesondere zwischen den US- und EU-Unternehmensteilen analysiert und herausgearbeitet werden, bevor die neue Verwendungsstruktur - ITIL-konform - definiert und festgeschrieben wurde. Neben üblichen Projektkoordinierungsaufgaben (enge Zusammenarbeit mit den Systementwicklern, Meetings, Audios, Vorbereitung und Durchführung von Informationsveranstaltungen, Managementreporting) waren zusätzliche Unterstützungsarbeiten im Rahmen von Audits/internen Revisionen oder der Überarbeitung und Neu-Dokumentation von Arbeitsprozessen des Offices zu erbringen.

Die Händler-Ausbildungs- und Trainingsabteilung eines unserer Großkunden benötigte für die Implementierung eines neuen global einzusetzenden Learning Management Systems (LMS) einen Projektmitarbeiter mit Koordinationsfähigkeiten, der mit vergleichbaren Aufgaben und dem Systemtyp bereits vertraut war. Zentrale Aufgabe des Projektkoordinators war es, dafür zu sorgen, dass die LMS-Systemabteilung (des engl. LMS-Programmlieferanten) verbindliche Vorgaben für die System-Konfiguration bzw. das Customizing erhielt. Dabei mussten die teils gesetzlich, teils historisch bedingten strukturell unterschiedlichen Ausbildungsanforderungen der drei von unserem Kunden vertretenen Länder Deutschland, Schweiz und Österreich berücksichtigt werden und mit denen vieler weiterer europäischer Firmen-Unternehmungen in Einklang gebracht werden. Dazu war eine intensive Analyse der einzelnen Ausbildungsprozesse sowie der diversen IT Systeme notwendig, die durch das LMS abgelöst bzw. an dieses mit Schnittstellen angebunden werden mussten. Die Aufgabe, die sich über gut 1,5 Jahre erstreckte, erfordete zahlreiche Teilnahmen an Managementreportmeetings in der europäischen Zentrale oder Projektteammeetings mit den Projektleitern der anderen beteiligten europäischen Länder.

Situation:

Für alle selbständigen Standorte eines Konzerns sollen die Betriebs- und Personaldaten aktualisiert werden. Die z. Z. vorliegenden Daten sind nicht vollständig und veraltet. Die Daten sollen mit einer hohen Verbindlichkeit erhoben werden.

Lösung:

• CTW führt eine datenbankgestützte telefonische Datenerhebung durch.
• CTW richtet eine Datenerhebungszentrale mit 10 Plätzen ein. Jeder Platz ist mit modernem Telefon- und IT-Equipment ausgestattet.
• Während der Durchführung der Erhebung wird dem Mitarbeiter jeweils der nächste Standort mit seinen sämtlichen vorliegenden Daten angezeigt. Die Daten werden im Telefonat abgeglichen und sofort am Bildschirm korrigiert bzw. ergänzt. Anschließend werden die vollständigen Daten zwecks verbindlicher Bestätigung an den Standort gesendet.
• Mit dem Eintreffen der Bestätigung ist die Erhebung für den Standort abgeschlossen.

Ergebnis:

Die Daten konnten für 95% der Standorte vollständig erhoben werden und in die zentrale Konzern-Datenbank übertragen werden. Die nun hohe Datenqualität ermöglichte effiziente Auswertungen und Planungen von Maßnahmen, wie z. B. Aus- und Weiterbildung und Coachings.